Digitale Welt – Der Online-Meeting-Knigge

Warum Video-Calls?

Bevor wir in den Knigge einsteigen, sollten wir uns fragen, warum starten wir einen Video-Call und greifen nicht einfach zum Telefon?
1. Wir möchten unser Gegenüber sehen und gesehen werden.
2. Wir möchten nebst der Stimme die Gestik, Mimik, Emotionen der anderen sehen.
3. Wir teilen Präsentationen und führen unser Gegenüber durch diese hindurch.
4. Wir präsentieren oder erklären Produkte.

Werden Sie vertraut mit der Technik
Zoom ist keine Raketenwissenschaft und leicht zu erlernen. Stellen Sie sicher, dass Sie etwas Zeit in Zoom investieren, damit Ihr Auftritt gelingt. Es gibt viele Einstellungen zu entdecken, die individuell angepasst werden können. Bei Bedarf helfen YouTube- oder Zoom-Tutorials.

Auf welchen Geräten kann ich zoomen?
Auf dem Handy, Tablet, PC und Laptop. Alles geht, solange es vorher eingerichtet, getestet und richtig eingestellt ist.

Der erste Eindruck zählt!

• Wie bei einem Kunden- oder Messebesuch sollte das Outfit korrekt und Haare, Rasur, Zähne, Lippen gepflegt sein.
• Wählen Sie einen passenden Hintergrund aus. Hinter Ihnen sollte keine Unordnung herrschen, unangebrachte Bilder an der Wand sind tabu, schließen Sie Schränke, Schubladen und alles andere. Vielleicht suchen Sie sich eine schöne Ecke im Zimmer oder einfach eine neutrale Wand. Alternativ gibt es auch virtuelle Hintergründe in der Zoom-App.
• Es werde Licht! Licht ist entscheidend für Ihren Auftritt! Gegenlicht, am Fenster oder direkt unter einer Lampe zu sitzen ist nicht ideal. Die Menschen möchten Sie sehen!
• Schau mir in die Augen, Kleines! Wählen Sie die richtige Höhe der Kamera! Legen Sie ein Buch unter oder verwenden Sie einen Halter fürs Handy/Tablet. Entscheidend ist, dass Sie auf Augenhöhe mit Ihrem Gesprächspartner sind. Die Ansicht von unten oder oben ist unvorteilhaft.
• Social Distancing ist bei Zoom nicht nötig. Die Distanz zum Bildschirm ist entscheidend. Wählen Sie eine gute Entfernung zum Bildschirm, wählen Sie zudem einen guten Bildausschnitt. Fragen Sie sich immer: Was sieht mein Gesprächspartner am Bildschirm?
• Maske ab! Man will Ihr Gesicht sehen und keine maskierte Gangster-Bande.
• Smile! Auch wenn es nur der Bildschirm ist, schauen Sie freundlich in die Kamera.
• Seien Sie pünktlich, es gelten die gleichen Anstandsregeln wie im realen Geschäftsleben.

Vorbereitung ist alles!

Wie ein physisches Meeting oder ein Telefonanruf, muss auch ein Zoom-Meeting vorbereitet werden. Skript, Unterlagen, Präsentationen und Besprechungspunkte rechtzeitig vorher fertigstellen und gegebenenfalls griffbereit haben.

Generalprobe
• Bei großen Präsentationen oder Meetings ist eine Generalprobe unbedingt notwendig! Sie haben nur eine Chance, nutzen Sie diese bestmöglich!
• Kein Multitasking. Ihre ganze Aufmerksamkeit sollte nur Ihrem Gegenüber gelten. Keine E-Mails checken, keine Seitengespräche, essen oder „nur mal kurz die Augen ausruhen“ sind tabu. Entweder Sie sind im Call oder nicht.
• Mitschreiben und Notizen sind erlaubt.

Störungen vermeiden
• Handy auf stumm schalten
• „Bitte nicht stören“-Schild an die Tür oder Türe und Fenster zu.
• Radio oder Musik aus.
• Push-Nachrichten ausschalten – besonders während einer
Präsentation, bei der Sie Ihren Bildschirm teilen!
• Bei Präsentationen darauf achten, was auf dem Desktop liegt.
Während des Calls
• Bei größeren Gruppen nicht-aktive Teilnehmer stumm schalten.
• Bei schlechter Verbindung Kamera und virtuellen Hintergrund ausschalten (Bandbreite).
• Chat-Funktionen nutzen, aber achtgeben, an wen die
Mitteilung gerichtet wird!

Als Host/Gastgeber
• Agenda vorab an alle Teilnehmer schicken.
• Dokumente für Präsentation auf dem Desktop bereitstellen.
• Gesprächsregeln festlegen.
• Zeit einhalten.
• Bio-Pausen einbauen.
• Teilnehmer fünf Minuten vor Meeting einladen und Verbindung
aufbauen.

Achtung Home-Office!
Suchen Sie sich Privatsphäre: Tiere, Kinder, Partner oder die
Putzfrau sind selten zielführend im Video-Call, auch wenn sie die Stimmung sicher auflockern. Und keinesfalls auf dem Sofa,
Balkon, Bett oder in der Abstellkammer zoomen.

Häufig gestellte Fragen

Welchen Zoom-Namen verwende ich?
Wir haben schon alles gesehen, von iPhone über Vornamen oder sogar Spitznamen bis hin zu Vor- und Nachname kombiniert. Mit voll ausgeschriebenem Vor- und Nachnamen liegen Sie immer richtig. Je nachdem kann ergänzend die Position im Unternehmen erwähnt werden. Spitzname und „iPhone“ wirken unprofessionell.

Wie begrüßt man sich/wie verabschiedet man sich korrekt?
Bei kleinen Gruppen verbal, bei größeren Gruppen stumm eventuell mit einem Winken oder im Chat. Am besten neutral „Guten Morgen“ und warten, wie der Zoom-Master die Ansprache regelt. Der Zoom-Master sollte die Regeln durchgeben, eventuell auch im Chat erwähnen, beispielsweise: „Hallo zusammen, bitte Audio an und Mikrofon auf stumm schalten.“

Wie vermittelt man dem Gegenüber freundlich, dass man das Gespräch beenden möchte?
Fragen, ob es noch offene Punkte oder Fragen gibt, sich bedanken, Stimme verändern, zum Beispiel lauter werden.

Sollte man die Kamera während des Zoom-Calls ausgeschaltet lassen?
Der Zoom-Master sollte die Regeln vorgeben, aber bei großen Gesprächsrunden macht das Sinn. Wenn man selbst spricht, sollte man die Kamera allerdings einschalten.

Ist Zoom sicher?
Ehrlicherweise muss man sagen, dass weder Zoom, Skype, WhatsApp noch WeChat oder Teams-Calls sicher sind. Im Zweifelsfall hört jemand mit, der vielleicht sogar Ihre Produkte kauft, wenn Sie überzeugend sind! Das Internet ist grundsätzlich nicht „safe“, deshalb erübrigt sich die Frage.

Was kostet Zoom?
Zoom ist gratis, das heißt, Sie können als Zoom-Master oder Host 40 Minuten gratis zoomen, danach wird der Call automatisch beendet. Um sich weiter zu unterhalten, muss man das Meeting neu starten. Wenn Sie als Host viele Zoom-Meetings abhalten oder regelmäßig mit Kunden Präsentationen und Verkaufsgespräche führen, sollten Sie einen Professional Zoom-Account für ein Jahr kaufen. Das kostet rund 150 Euro und ist damit immer noch deutlich günstiger als eine Geschäftsreise. Wenn Sie an Zoom-Meetings meistens nur teilnehmen, benötigen Sie keinen Account.

Warum sollte man sich mit Video-Calls grundsätzlich auseinandersetzen?
Ob Verkauf, Kundendienst, Produktmanagement oder als Führungsperson, man sollte in der heutigen Zeit mit den neuen Kommunikations-Mitteln wie Video-Calls umgehen können. Gerade während der Corona-Pandemie, in der Kommunikation auf Distanz stattfindet, ist ein souveräner Umgang mit neuen Medien ein Muss!