Fokus: Die stillen Begleiter
Sie sind immer häufiger Gast in Videokonferenzen über Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet: Meeting-Bots und Bot-freie Notetaker als KI-gestützte Werkzeuge, die Gespräche aufzeichnen, Transkripte erstellen, Inhalte zusammenfassen und Aufgaben identifizieren. Sie erscheinen entweder als Teilnehmer im Meeting oder arbeiten nicht sichtbar im System. Welche rechtlichen Risiken, insbesondere im Datenschutz-, Arbeits- und Mitbestimmungsrecht, sie mitbringen, beleuchten die Oppenhoff-Anwälte Dr. Martin Nebeling, Annabelle Marceau und Valentino Halim im Interview.
Auf welcher datenschutzrechtlichen Grundlage darf ein Unternehmen Meeting-Bots oder „unsichtbare“ AI-Notetaker einsetzen, um (Video-)Gespräche von Beschäftigten, Kunden oder Geschäftspartnern aufzuzeichnen, zu transkribieren und auszuwerten?
Es gibt keine einheitliche Rechtsgrundlage – Unternehmen sollten zwischen Beschäftigten, Kunden und Geschäftspartnern unterscheiden. Bei Beschäftigten trägt eine Einwilligung datenschutzrechtlich regelmäßig nicht, da sie im Arbeitsverhältnis selten freiwillig ist und zu praktischen Problemen führen kann. Tragfähig sind meist nur überwiegende berechtigte Interessen des Unterneh-mens, mit dokumentierter Interessenabwägung, oder eine Betriebsvereinbarung. Bei Kunden und Geschäftspartnern können sich Unternehmen selten auf zu erfüllende Vertragspflichten stützen, zum Beispiel bei Support- oder Bestellhotlines. Andernfalls kommt nur eine dokumentierte Interessenabwägung in Betracht – etwa bei der Transkription einer Team-Besprechung zwecks Protokollerstellung. Enthält das (Video-)Gespräch Gesundheits- oder ähnlich schutzwürdige Daten, gelten schärfere Anforderungen. Hier kommt meist nur die – im Arbeitsverhältnis risikobehaftete – Einwilligung in Betracht.
Unternehmen sollten vor dem ersten Einsatz je Personengruppe schriftlich festlegen, auf welche Rechtsgrundlage sie sich stützen. Aufzeichnung, Transkription und Auswertung sind als einheitliche Datenverarbeitung zu betrachten. Zudem sind strafrechtliche Grenzen zu beachten: Wer fremde Gespräche ohne Zustimmung mitschneidet, macht sich nach § 201 StGB strafbar – unabhängig vom Datenschutzrecht. Verantwortlich ist die Geschäftsleitung persönlich. Dieses Risiko besteht bei Tools, die Gespräche aufzeichnen und nachträglich transkribieren; bei direkter „Speech-to-Text“-Transkription ohne zwischenzeitliche Speicherung entfällt es. Unternehmen müssen daher eine Einwilligung einholen oder technisch sicherstellen, dass keine Aufzeichnung stattfindet.
Wann und auf welche Weise sollten Teilnehmer eines Videochats über den Einsatz von AI Meeting Assistenten informiert werden und wie wird ihre Einwilligung rechtssicher eingeholt? Gibt es sensible Gesprächsinhalte, die den Einsatz von AI Assistenzen verbieten?
Unternehmen sollten Teilnehmer klar informieren, bevor die Aufzeichnung beziehungsweise KI-gestützte Notizerstellung startet – dies ist datenschutz- und strafrechtlich erforderlich. Die datenschutzrechtlichen Informationspflichten verlangen, die Teilnehmer transparent zu informieren, wer aufzeichnet und zu welchem Zweck. Die Information über die Aufzeichnung führt regelmäßig zur strafbarkeitsausschließenden Einwilligung. Werden Teilnehmer vor Beginn klar und sichtbar informiert, willigen sie durch fortgesetzte Teilnahme schlüssig ein – etwa per Pop-up, Chat-Nachricht oder Ansage. Die strafrechtliche Einwilligung unterliegt geringeren Anforderungen als die Datenschutzeinwilligung: Der Teilnehmer muss nur erkennen lassen, dass er auf Vertraulichkeit verzichtet. Bei bestimmten Gesprächsarten sollte der Einsatz unterbleiben, etwa bei Personal-, Abmahnungs- und Kündigungsgesprächen, beim betrieblichen Eingliederungsmanagement, Betriebsratssitzungen, Hinweisgebermeldungen, Gesprächen mit Ärzten und vertraulichen Vertragsverhandlungen, da die Inhalte besonders schutzwürdig sind. Unternehmen sollten den Aufzeichnungshinweis dokumentieren und die Aufzeichnung sensibler Gespräche durch interne Prozesse ausschließen.
Was passiert, wenn von mehreren Teilnehmenden ein Teilnehmender die Einwilligung verweigert? Gilt das Mehrheitsprinzip oder das 100-Prozent-Prinzip?
Einwilligung als Rechtsgrundlage im Beschäftigungsverhältnis ist strukturell fragil: Sobald eine Person Nein sagt, gerät das Aufzeichnungskonzept ins Wanken – es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage, etwa eine Betriebsvereinbarung oder zwingende Erforderlichkeit, zum Beispiel zum Nachweis der Teilnahme an Pflichtschulungen. Aber was passiert mit der Person, die widerspricht? Ausschluss von Meetings, minderwertigere Aufgaben oder Thematisierung im Mitarbeitergespräch sind rechtlich unzulässig, sofern der Arbeitsvertrag dies nicht ausdrücklich zulässt. Das Maßregelungsverbot nach § 612a BGB schützt Beschäftigte davor, wegen zulässiger Rechtsausübung benachteiligt zu werden – die Verweigerung der Einwilligung ist ein solches Recht.
Muss die Einwilligung vor jedem einzelnen Gespräch neu eingeholt werden oder ist eine einmal eingeholte „Pauschal-Einwilligung“ ausreichend?
Stützt sich der Einsatz ausnahmsweise auf eine datenschutzrechtliche Einwilligung, kann diese fortwirken. Eine neue Einwilligung ist jedoch erforderlich, sobald sich die Datenverarbeitung relevant ändert (Tool, Anbieter, Zweck, Funktionsumfang). Teilnehmer können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; darauf muss vorab hingewiesen werden. Bei externen Teilnehmern trägt eine pauschale Einwilligung nie.
Anders bei Transkriptionen mit zwischenzeitlicher Speicherung: Die strafbarkeitsausschließende Einwilligung muss während der Aufzeichnung im konkreten Einzelfall vorliegen – eine Einwilligung in eine Teams-Transkription trägt nicht automatisch für das nächste Meeting. Teilnehmer müssen daher zu Beginn jeder Konferenz erneut auf die Aufzeichnung hingewiesen werden und Gelegenheit zum Widerspruch erhalten.
Kann die Nutzung von Meeting-Bots oder AI-Notetakern eine Form der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten darstellen?
Die Nutzung kann grundsätzlich eine Form der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle darstellen, unabhängig von der Absicht des Arbeitgebers. Entscheidend ist nicht die tatsächliche Nutzung zur Beurteilung, sondern dass das Tool objektiv zur Überwachung geeignet ist und damit das informationelle Selbstbestimmungsrecht tangiert. Ein Meeting-Bot erfasst zwangsläufig auch, wer wie oft das Wort ergriffen hat, wie lange gesprochen wurde und welche Beiträge geleistet wurden – daraus lässt sich ablesen, wer aktiv oder passiv war. Werden Meeting-Bots mit CRM- oder HR-Systemen verknüpft, beschränkt sich die Auswertung nicht mehr auf ein einzelnes Meeting: Es besteht die Möglichkeit, über längere Zeit nachzuvollziehen, wie jemand in Kundengesprächen argumentiert oder Ideen einbringt – im Ergebnis eine automatisierte, systematische Leistungsbeurteilung. Besteht ein Betriebsrat, muss dieser zwingend zustimmen, bevor ein solches Tool eingeführt werden darf; ohne Zustimmung ist die Einführung rechtswidrig. Auch ohne Betriebsrat greifen aber auch die vorgenannten datenschutzrechtlichen Regelungen.
Welche datenschutz- und arbeitsrechtlichen Anforderungen gelten bei länder-übergreifenden Videochats, wenn Teilnehmer aus verschiedenen Staaten zuge-schaltet sind und die durch den AI-Notetaker erfassten Daten grenzüberschreitend verarbeitet oder gespeichert werden?
Bei grenzüberschreitenden Übermittlungen in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss müssen Unternehmen – wie stets – angemessene Transfermechanismen gewährleisten, etwa eine EU-US Data Privacy Framework-Zertifizierung oder EU-Standarddatenschutzklauseln. Zudem ist eine Risikoanalyse zu erstellen und zu dokumentieren.
Arbeitsrechtlich gilt grundsätzlich die arbeitsvertraglich vereinbarte Rechtsordnung. Die Rechtswahl darf aber den Schutz nach dem Recht des gewöhnlichen Arbeitsorts nicht unterlaufen: Bei vereinbartem US-Recht finden dennoch zwingende deutsche Arbeitnehmerschutzrechte Anwendung, wenn die Arbeitsleistung in Deutschland erbracht wird. Für in Deutschland Beschäftigte gilt in der Regel deutsches Arbeits- und Datenschutzrecht, unabhängig vom Sitz des Tool-Betreibers. Bei internationalen Teilnehmern können parallel unterschiedliche nationale Arbeitsrechtsordnungen gelten – der deutsche Betriebsrat hat für Kolleginnen und Kollegen in anderen Ländern keine Zuständigkeit. Für Beschäftigte in internationalen Teams ist die Frage, wer den Meeting-Bot betreibt und wo Daten gespeichert werden, keine technische Nebensächlichkeit, sondern berührt unmittelbar eigene Rechte. Hinweise dazu finden sich meist in den Datenschutzhinweisen des Arbeitgebers.
Können permanente Meetingaufzeichnungen psychischen Druck erzeugen und welche Schutzregelungen gelten?
Die permanente Aufzeichnung von Meetings kann erheblichen psychischen Druck auslösen: Beschäftigte beginnen, Äußerungen zu kontrollieren, Ideen zurückzuhalten und Fehler zu verbergen. Offene Diskussion und Fehlerkultur leiden, und der dauerhafte Selbstüberwachungsaufwand kann langfristig zu Erschöpfung und Burnout führen. Seit 2013 müssen Arbeitgeber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung auch psychische Belastungen berücksichtigen. Wer Meeting-Bots einführt, muss die psychischen Auswirkungen vorab prüfen, dokumentieren und Schutzmaßnahmen ergreifen. Ein bestehender Betriebsrat hat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht und kann verbindliche Regelungen wie aufzeichnungsfreie Formate oder Opt-out-Möglichkeiten einfordern.
Dr. Martin Nebeling (Partner) und Annabelle Marceau (Counsel) sind Fachanwälte für Arbeitsrecht in der Kanzlei Oppenhoff in Köln mit langjähriger Expertise beim Einsatz von IT-/KI-Systemen in Unternehmen. Valentino Halim ist Rechtsanwalt (Partner) im IT-/Datenrecht bei Oppenhoff in Frankfurt am Main mit besonderer Expertise in den Bereichen Tech, Data, Cyber & KI.