Branche: Mails schreiben mit Meerblick

Workation bedeutet Urlaub vom Büro, aber nicht von der Arbeit. Das Modell steht auf dem Wunschzettel vieler Angestellter, die seit Corona gelernt haben, nahtlos remote zu arbeiten. Über ihre Erfahrungen mit gemeinsamer Workation und die Chancen für Team und Unternehmen berichten Corinna Links und Friederike Bauer von Kindsgut. Die Fachanwältin Alexandra Groth erläutert, worauf Unternehmen achten sollten, wenn sie ihre Mitarbeiter in fremde Länder ziehen lassen.

Workation ist ein Arbeitsmodell, das viele fasziniert. Was im Begriff ineinander übergeht – „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) – muss auch an Traumorten klar getrennt bleiben. Ist die Arbeit jedoch getan und der Laptop zugeklappt, bieten sonnige Strände oder schöne Altstädte echtes Urlaubsfeeling. Auf diese Art neue Orte und Länder zu entdecken, fasziniert vor allem junge, ungebundene Arbeitnehmer, zumal sie dafür nicht einmal Urlaub nehmen müssen.
Jeweils vier Wochen verreisen Corinna und Patrick Links, geschäftsführendes Ehepaar des Berliner Spielwaren- und Kinderprodukte-Herstellers Kindsgut, alljährlich im Rahmen einer Worka
tion. Mit dabei ist ihre Tochter – und ein ganzes Team von Mitarbeitenden. Was als Sehnsucht während eines Corona-Lockdowns begann, ist heute „tief in der DNA des Unternehmens verankert“, erklärt Corinna Links. „Es war Frühling und alle haben Masken getragen. Ich dachte mir, es muss für selbstständige Unternehmer doch eine Möglichkeit geben, einfach mit mehr Freiheit zu entscheiden, wo man arbeitet.“
Nach 2022 und einem ersten Aufenthalt auf Mallorca folgten Workations auf Rhodos, in der Toskana und zuletzt in Südfrankreich. Im Oktober ist es wieder soweit: Dann werden Laptops, Monitore und Highspeed-Internet-Empfänger für das diesjährige Workation-Ziel in Portugal eingepackt. Die Planung beginnt jeweils rund acht Monate zuvor. Wichtig dabei ist, dass der Ort gut erreichbar und die Zeitverschiebung zum deutschen Team in Berlin nicht zu groß ist.

Zeit für besondere Projekte

Neben dem Tagesgeschäft, das auch im Ausland weiterläuft, nutzt Kindsgut die besondere Arbeitsatmosphäre für individuelle Projektarbeiten. „Im vergangenen Jahr lag der Schwerpunkt auf KI und wie das Unternehmen davon profitieren kann“, erzählt Friederike Bauer, Director Brand & Communications. Corinna Links berichtet noch von den Anfängen: „In der ersten Workation auf Mallorca haben wir unsere Unternehmens-Mission, unseren Slogan und die Werte-Strategie erarbeitet. Die Idee ist, dass man aus der Workation rausgeht und dort etwas Neues entwickelt hat. Seitdem wir festgestellt haben, dass sich die Orte auch für Fotoshootings ganz hervorragend eignen, bringen wir auch unsere Produkte mit. Aber wir können in einer Workation nur gut arbeiten und die Zeit auch genießen, wenn wir wissen, dass im Berliner Büro und im Lager der Laden gut weiterläuft. Das wird vorab sehr genau abgestimmt.“ Wichtig ist auch die intensive Kommunikation über digitale Messenger und Video-Calls, so dass die Teams in beiden Ländern immer auf dem neuesten Stand sind und nicht das Gefühl aufkommt, „man würde irgendwie nur Urlaub machen“.
Eine Besonderheit bei den Workations von Kindsgut ist, dass nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch deren Familien mitfahren können. Corinna Links: „Da gibt es unterschiedliche Modelle. Manche kommen erst mal nur alleine und dann kommt der Partner nach oder es kommt nur ein Kind mit. Manche arbeiten durch, andere hängen Urlaubstage an. Es herrscht maximale Flexibilität. Wir sind selbst Eltern und ich glaube, in unserer Branche funktioniert sowas nur, wenn man die Familien mitdenkt.“
„Für Familien ist die Kinderbetreuung ein ganz großes Thema“, ergänzt Friederike Bauer. „Und da bieten die Workations, die in den Ferien stattfinden, eine große Entlastung für berufstätige Eltern.“ Seit kurzem organisiert das Unternehmen sogar eine professionelle Kinderbetreuung mit buntem Programm. Corinna Links: „Für die Kinder, das kann man sich vorstellen, ist es die tollste Zeit ihres Lebens.“ Bis zu 30 Personen mit Familienangehörigen und Kindern kommen bei Kindsgut-Workations zusammen. Das Unternehmen kümmert sich um die Planung des Wohnraums und die Arbeitsumgebung. An- und Abreise ist Sache des Einzelnen. Die anfallenden Kosten werden nach beruflichen und privaten Ausgaben getrennt beglichen. Auch für die Freizeit macht Kindsgut keine Angebote. Die Privatsphäre nach Arbeitsende ist wichtig. „Aber wir gehen bei Kindsgut sehr freundschaftlich miteinander um, so dass wir auch nach Feierabend oft gemeinsam unterwegs sind“, sagt Friederike Bauer. „Das ist vielleicht auch der Grund, warum es bei uns gut funktioniert. Wir sind ein Team, wir machen gern Sachen zusammen.“
„Wir können dieses Arbeitsmodell nur empfehlen“, stimmt Corinna Links mit ein. „Dennoch, wer eine gemeinsame Workation macht, muss sich darüber bewusst sein, im Zweifel morgens den Kollegen im Pyjama in der Küche zu sehen oder später am Pool.“ Das scheint so manchen jedoch nicht abzuschrecken. „Wenn ich über unsere Workations auf Social Media berichte, bekomme ich jedesmal viele Mails mit Bewerbungen zugeschickt. Und ich glaube, das zeigt so ein bisschen den inneren Traum vieler Menschen, einfach mal auszureißen und woanders zu sein.“

kindsgut.de

Keine Reise ohne klare Regeln

Arbeiten, wo andere Urlaub machen, funktioniert nur dann gut, wenn vorher vor allem der Arbeitgeber die Risiken bedacht und klare Regeln aufgestellt hat. Alexandra Groth beantwortet die wichtigsten Fragen im Kontext „Workation“. Sie ist Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin in der Wirtschaftskanzlei Oppenhoff. Sie berät deutsche und internationale Unternehmen unter anderem bei arbeitsrechtlichen Fragen im Rahmen von Restrukturierungen, bei der Gestaltung von Arbeits- und Dienstverträgen sowie bei sozialversicherungsrechtlichen Themen.

Frau Groth, Ist „Workation“ im deutschen Recht definiert und haben Arbeitnehmer ein Recht darauf?
„Workation“ ist kein gesetzlich definierter Begriff. Er beschreibt eine Arbeitsform, bei der Menschen ihre beruflichen Aufgaben von einem Urlaubsort aus erledigen – also Arbeit und Erholung miteinander verbinden. Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Workation. Nach § 106 GewO kann der Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch Vertrag oder gesetzliche Vorschriften anders festgelegt sind. Es bleibt Sache der Unternehmen, ihren Mitarbeitenden zu ermöglichen, ihrer Tätigkeit aus dem Ausland nachzukommen.

Welche organisatorischen und vertraglichen Vereinbarungen sollten Arbeitgeber auf jeden Fall mit den betreffenden Mitarbeitern treffen?
Bei der Vereinbarung einer Workation sollten Arbeitgeber und Mitarbeitende klare organisatorische und vertragliche Regelungen treffen, etwa zum Genehmigungsprozess, zu Arbeitszeiten, Erreichbarkeit, Kommunikationswegen sowie Datenschutz und IT-Sicherheit. Der genaue Arbeitsort, die Dauer, der Versicherungsschutz und mögliche steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen sollten ebenfalls vertraglich festgehalten werden, meist in einer Zusatzvereinbarung. Es empfiehlt sich ebenso eine Rechtswahl in der Zusatzvereinbarung aufzunehmen – also die Festlegung, welches nationale Arbeitsrecht für diese Zeit Anwendung findet. Hier sind immer zwingende arbeitsrechtliche und arbeitsschutzrechtliche Vorschriften des Ziellandes zu beachten.
Außerhalb der EU ist zudem in aller Regel eine Aufenthaltserlaubnis mit Arbeitserlaubnis erforderlich, wobei viele Länder das Arbeiten für einen ausländischen Arbeitgeber nur eingeschränkt erlauben. Verstöße gegen lokale Vorschriften können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, daher ist eine vorherige rechtliche Prüfung unerlässlich.
Zu beachten ist für Unternehmen mit Betriebsräten zudem, dass diese auch bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit aus dem Ausland ein Mitbestimmungsrecht haben, das auch Regelungen zu Arbeitszeit und Erreichbarkeit umfasst.

Sind Workation-Tage rechtlich gesehen immer Arbeitstage? Welche Risiken entstehen, wenn nicht klar zwischen Urlaub, Freizeit und Arbeitszeit im Ausland getrennt wird?
Workation-Tage gelten rechtlich nur dann als Arbeitstage, wenn tatsächlich gearbeitet und dies klar dokumentiert wird; Urlaubstage sind davon strikt zu trennen. Eine transparente und sorgfältige Trennung sowie Dokumentation sind unerlässlich.

Welche Risiken in Bezug auf die Sozialversicherung besteht für den Arbeitgeber, der Mitarbeitenden eine Workation genehmigt?
Beim Thema Workation ist das sozialversicherungsrechtliche Statut besonders relevant:
Beschäftigte möchten ihre Absicherung in Deutschland zumeist in jedem Fall behalten. Nach dem Tätigkeitsortprinzip ist man grundsätzlich dort sozialversicherungspflichtig, wo man arbeitet, wobei doppelte Versicherungspflichten verhindert werden sollen. Innerhalb der EU, der Schweiz und dem EWR regelt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004, welches Sozialversicherungsrecht bei mobiler Arbeit gilt. Für eine rechtssichere Lösung empfiehlt sich die frühzeitige Kontaktaufnahme mit der DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland), um bei einer Workation innerhalb der EU, der Schweiz und dem EWR etwa eine Ausnahmeregelung (nach Art. 16 VO (EG) 883/2004)) zu vereinbaren.
Zusätzlich sollte vor Beginn der Tätigkeit eine A1-Bescheinigung beantragt und während des Auslandsaufenthalts mitgeführt werden, da sonst hohe Bußgelder drohen können.
Bei einem Aufenthalt außerhalb der EU ist zwingend zu prüfen, ob es gegebenenfalls ein einschlägiges Sozialversicherungsabkommen gibt.

Welche Verantwortung hat der Arbeitgeber bei Arbeitsschutz und Gesundheit, wenn der Arbeitnehmer im Ausland tätig ist?
Der Arbeitgeber bleibt auch bei mobiler Arbeit im Ausland für den Arbeitsschutz und die Gesundheit seiner Mitarbeitenden verantwortlich. Er muss die Beschäftigten vor allem auch über lokale Arbeitsschutzvorschriften im Aufenthaltsland und spezifische Risiken informieren und sicherstellen, dass diese eingehalten werden. Der Versicherungsschutz durch die deutsche Unfallversicherung kann im Ausland eingeschränkt sein oder entfallen, weshalb eine sorgfältige Prüfung und gegebenenfalls zusätzliche Absicherung erforderlich ist. Idealerweise sollte eine Auslandskrankenversicherung zusätzlich für den Mitarbeitenden abgeschlossen werden.

Gibt es Länder, vor denen Sie Arbeitgebern als Ort für eine Workation abraten würden?
In der Tat: Nicht jeder Ort eignet sich für eine Workation. Arbeitgebern ist von einer Bewilligung einer Workation für ihre Mitarbeitenden in Ländern mit restriktiven Visabestimmungen, politischer Instabilität, Sicherheitsrisiken, mangelhafter Infrastruktur oder unzureichendem Versicherungsschutz abzuraten. Auch sollten Arbeitgeber darauf achten, dass eine Workation nur in Ländern gewährt wird, wo die Voraussetzungen für eine zuverlässige Internetverbindung gegeben sind; in Regionen mit instabilen Netzwerken kann die Arbeitsfähigkeit erheblich eingeschränkt sein.
Vor einer Workation empfiehlt sich daher in jedem Fall eine sorgfältige Risikoanalyse, um die Sicherheit und Legalität der Tätigkeit zu gewährleisten.

oppenhoff.eu